Analysten sagen Mobile BI eine schillernde Zukunft voraus. So soll ab 2014 jeder dritte Zugriff auf BI-Lösungen mittels mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets stattfinden und Produkthersteller versprechen, dass es keinen Unterschied mehr machen wird, ob stationär oder mobil auf BI zugegriffen wird. Daher gehen wir den Fragen nach: Für wen ist Mobile BI interessant? Welche Möglichkeiten ergeben sich? Wo sind die Grenzen? Was sind die Voraussetzungen für die Einführung und was gibt es bei der Datenvisualisierung zu beachten?

Durch Mobile BI sollen Informationen überall und jederzeit für Nutzer vornehmlich Manager und sonstige Entscheider zur Verfügung stehen. Die Notwendigkeit dafür erwächst aus dem Wunsch Entscheidungen für das Unternehmen auch unterwegs treffen zu können. Dies auf Basis verlässlicher Informationen, die im hauseigenen Data Warehouse produziert wurden.

Ein geeignetes Mittel die gewünschten Informationen bereitzustellen, sind Tablets oder Smartphones. Sie sind leicht zu transportieren, mit einem Klick verfügbar und ohne Tastatur oder Maus einfach zu bedienen. Im Falle des Smartphones haben heutzutage Manager es sowieso dabei, um E-Mails zu empfangen und zu schreiben oder um zu telefonieren. Der Vorteil eines Tablets gegenüber einem Notebook liegt auch auf der Hand. Es ist wesentlicher leichter und kann mit den Fingern einfach und intuitiv gesteuert werden. Selbst das Hochfahren wie es beim Notebook der Fall ist, entfällt bei einem Tablet oder Smartphone. Die gewünschten Daten und Darstellungen sind sofort durch wenige Fingerbewegungen verfügbar.

Durch die Verbreitung leistungsfähiger Endgeräte und stabilen Mobilfunknetzen mit großer Abdeckung steht die Basis für Mobile BI zur Verfügung. Ein BI-Anwender ist nicht mehr gezwungen von seinem stationären Arbeitsplatz auf eine BI-Lösung zuzugreifen. So besteht die Möglichkeit etwa Reisezeiten zu nutzen, um Analysen zu tätigen oder nochmals etwas nachzusehen, was für den Grund der Reise interessant sein könnte. Mobile BI ermöglicht zudem eine Effizienzsteigerung, da die Nutzer sowohl räumlich als auch zeitlich flexibler agieren können.

Den größten Nutzen stiftet Mobile BI, wenn ein Nutzer etwas schnell nachschauen möchte, er durch Alerts auf eine Veränderung hingewiesen wird oder seine wesentlichen Kennzahlen monitoren möchte, nach denen er steuert. Alle drei Möglichkeiten sollten heute die Mindestanforderung an Mobile BI Lösungen sein, damit sie von den Nutzern akzeptiert werden. Besonders reizvoll sind Alerts, wenn der Nutzer von Mobile BI in der Lage ist selbstständig zu entscheiden, wann diese ihn alarmieren sollen. Durch Alerts ist der Nutzer somit in der Lage ohne Zeitverlust auf schnell Veränderungen zu reagieren und Maßnahmen einzuleiten.

Mobile BI versetzt Entscheider zudem in die Lage von fast überall, zu jeder Zeit auf Informationen zuzugreifen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Außerdem verfügen die meisten Tablets und Smartphones über eine hohe Benutzerfreundlichkeit und erlauben den schnellen Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten. Hochauflösende Displays und einfacher Umgang machen die mobilen Endgeräte vor allem auf Reisen zu einem angenehmen Begleiter.

Einer der zentralen Fragen, die sich ein Unternehmen stellen muss, ist: „Welcher Mitarbeiter braucht Mobile BI?“ Gegenwärtig ist es wenig sinnvoll jeden Mitarbeiter mit einer Mobile BI Lösung auszustatten, mit dem Argument er habe auch an seinem Arbeitsplatz Zugriff darauf. Einer der wichtigsten Voraussetzungen ist, dass der Mitarbeiter auch wirklich mobil ist. Ein Controller oder Analyst, der wenig reist und den Großteil seiner Arbeit im Büro verbringt, sollte nicht ausgestattet werden. Die Kosten für Hardware, die Mobile BI-Lösung sowie der Implementierungsaufwand, würden in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen, der durch die Ausstattung erreicht werden würde.

Sinnvoll ist Mobile BI, wie der Name schon sagt, für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind. Klassisch zählen dazu Manager und Vertriebsmitarbeiter. Gerade im Vertrieb bietet Mobile BI viele Potenziale. So können schnell noch vor einem Termin Analysen getätigt werden, die für den folgenden Termin wichtig sind. Selbst während eines Kundengesprächs ist der Einsatz von Mobile BI denkbar.

Der Nutzerkreis von Mobile BI wird in Unternehmen eher immer klein sein. Allerdings sollte deswegen nicht dem Thema wenig Beachtung geschenkt werden. Denn gerade die Gruppe , die es nutzt sind diejenigen, die Entscheidungen treffen, die den Erfolg des Unternehmens ausmachen. Gerade diese Gruppe benötigt möglichst zeitnah relevante Informationen.

Die Größe der Displays moderner Smartphones liegt um die 3,5“ und kleiner, was einer Diagonale um die 8,89 cm entspricht. Das Display eines modernen Tablets 9,7“ was einer Diagonale von etwa 24,63 cm entspricht. Zum Vergleich bietet ein Notebook um die 15“-17“ und ein Bildschirm wie er in vielen Büros zu finden ist 21,5“bis 27“ oder noch größer. Smartphones und Tablets bieten somit viel weniger Platz auf dem Display als die herkömmlichen Bildschirme auf denen BI-Anwendungen aufgerufen werden. Dies hat zur Folge, dass Produkthersteller von BI-Tools als auch Unternehmen, die Mobile BI im Einsatz haben, sich fragen müssen, wie und welche Informationen dargestellt werden, damit der Empfänger wichtige Erkenntnisse gewinnt und Entscheidungen treffen kann.

Daher geht die Empfehlung dahin, dass bevor eine Mobile BI-Lösung eingeführt wird, überlegt werden sollte, welche Informationen der Empfänger tatsächlich unterwegs benötigt. Den vollen Umfang moderner BI-Lösungen auf dem Smartphone oder einem Tablet anzubieten mit allen Drill-Down Funktionen ist nicht zielführend. Schließlich wird Mobile BI dafür eingesetzt werden, schnell wesentliche Antworten auf Fragestellungen zu liefern, die gerade in einem Moment benötigt werden. Dass aufwendige Analysen unterwegs durchgeführt werden, davon ist derzeit nicht auszugehen.

Daher sollten sich Unternehmen fragen, ob eine Out oft the Box Lösung das richtige für sie ist. Es braucht verbindliche Notations- und Gestaltungsregeln, die genau auf die Displays der mobilen Endgeräte zugeschnitten sind, um den Informationsbedarf der Empfänger zu stillen.

Dafür müssen geeignete Visualisierungen eingesetzt werden, die eine klare und einfache Darstellung von Sachverhalten ermöglichen. Es muss auf Redundanzen verzichtet und sich auf das Wesentliche konzentriert werden. So sollte beispielsweise auf Logos oder 3D Darstellungen verzichtet werden.

Dennoch eignen sich größere Bildschirme viel besser um Vergleiche anstellen oder Zusammenhänge erkennen. So sind komplexe Diagramme für Mobile BI ungeeignet. Auch das Aufteilen der Informationen in verschiedene Teildiagramme gestaltet sich als schwierig. Da es von dem Empfänger eine enorme Gedächtnisleistung erfordert sich nach vier Diagrammtypen an das erste und den Inhalt zu erinnern. Während dies auf großen Bildschirmen leichter händelbar wäre.

Aus diesem Grund werden Mobile BI Anwendungen nur selten langfristige strategische Fragen eines Unternehmens beantworten können und als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen. Zudem werden Analysen mit anspruchsvollen Formen der Visualisierungen wie beispielsweise einer Treemap weiterhin durch BI und Controlling am großen Bildschirm vorgenommen.

Um den tatsächlichen Informationsbedarf seitens des Empfängers zu ermitteln, empfehlen sich Workshops und die klare Formulierung, wofür Mobile BI eingeführt werden soll und welchem Zweck es dient. Mobile BI sollte nicht ohne Ziel eingeführt werden. Nur um einen Entscheider Informationen bereitzustellen, die er vielleicht irgendwann und irgendwo gebrauchen könnte, wird nicht zur nachhaltigen Akzeptanz führen. Mobile BI würde dann zum Unterhaltungsmedium, dass es erlaubt mittels Fingertippen und drehen des mobilen Endgerätes Daten in allen möglichen Diagrammtypen und Farben zu visualisieren.

Es bleibt die Frage, ab welchem Reifegrad ein Unternehmen ernsthaft über Mobile BI nachdenken sollte:

Im ersten Schritt sollten erst einmal die herkömmlichen BI-Systeme die gewünschten Informationen liefern, bevor man sich mit Mobile BI als Unternehmen beschäftigt. Eine schlechte Datenqualität, die zu falschen Informationen führt ist auch wenn diese auf dem Smartphone angezeigt wird nicht hilfreich.

Dennoch hat Mobile BI hat sehr viel Potenzial. Unternehmen die gerade BI-Lösungen in Ihr Unternehmen professionell einführen oder erneuern, sollten daher auf jeden Fall auf Schnittstellen zu Mobile BI achten und sich den Weg nicht verbauen, sondern offen halten.

Um einen ersten Eindruck zu erhalten, wie Mobile BI funktioniert und um entscheiden zu können, ob solch eine Anwendung gefällt, empfiehlt es sich die Demoversionen von den Produktherstellern anzusehen. Die meisten zeigen anhand von anschaulichen Beispielen wie einem fiktiven Kasino oder Ergebnisse aus der Formel 1 der letzten Jahrzehnte, was Mobile BI Lösungen können, wie man sie bedient und welche Möglichkeiten es gibt. Die meist intuitive Steuerung erlaubt es zudem sich schnell ein Bild davon zu machen.

Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Daten werden außerhalb des Unternehmens bereitgestellt, dies führt zwangsläufig zu Sicherheitsfragen. Gerade in Deutschland mit seinen strengen Auflagen bezüglich Personaldaten stellt daher insbesondere die Hersteller vor die Herausforderung Sicherheitsstandards anzubieten, die den Auflagen gerecht werden. Ein Smartphone kann man schneller verlieren als einen stationären PC.

Vor allem der Mobile Markt entwickelt sich sehr schnell. Einmal Mobile BI einführen und danach geht es für immer ist utopisch. Durch die Einführung immer neuer Hardware kann es zu einem aufwendigen Betrieb kommen. Neue Releases oder Migrationen haben einen deutlich kürzeren Zyklus als in traditionellen Business Intelligence Anwendungen.

Zudem ist der ROI, ähnlich dem traditionellen BI, sehr schwierig zu bestimmen. Da die Einführung solcher Technologien nicht mit Kosteneinsparungen zu begründen ist, sollten hier aber messbare Verbesserungen auf die Geschäftsergebnisse vorzeigbar sein. Dagegen kann Mobile BI eher mit weichen Faktoren, wie einer Effizienzsteigerung aufgrund einer schnelleren Verfügbarkeit von Informationen und den daraus abgeleiteten schnelleren Entscheidungen punkten.

Die Bedeutung von Mobile BI wird in den kommenden Monaten und Jahren zunehmen und hat das Potenzial den Business Intelligence Markt nachhaltig zu verändern. Voraussetzungen dafür sind allerdings, dass die Nutzer wirklich die Informationen bekommen, die sie benötigen und dass diese in einer Art und Weise dargestellt werden, dass sie schnell verstanden werden. Hier kann ein weiteres Trendthema aus dem Business Intelligence Umfeld das Information Design einen entscheidenden Beitrag leisten.

Mobile BI hat gerade erst begonnen und steckt jedoch noch immer in den Kinderschuhen, wenn die Analysten recht behalten sollten und Unternehmen stärker beginnen Mobile BI einzuführen sowie Hardwarehersteller und Produkthersteller mehr in die Forschung und Entwicklung investieren. Dabei ist allerdings nicht entscheidend, dass die Möglichkeiten der Darstellung immer mehr werden, sondern, dass der Fokus darauf gelegt wird, dass die Empfänger genau die Informationen bekommen, die Sie benötigen.

Weiterführende Literatur

  • Bensberg, F. (2008): Mobile Business Intelligence – Besonderheiten, Potenziale und prozessorientierte Gestaltung. In: Bauer, H. H. et al. (Hrsg.) Erfolgsfaktoren des Mobile Marketing, Teil 1, Springer, S. 71 – 87.
  • [IDC11] IDC’s WorldwideQuarterly Mobile Phone Tracker: „IDC Forecasts Worldwide Smartphone Market to Growby Nearly 50% in 2011“, www.idc.com.
  • [Gar11] GartnerReport: „Predicts 2011: New Relationships Will Change BI and Analytics“,25.11.2010, www. gartner.com.
  • [Abe10a] Aberdeen Group: Analyst Insight, „MobileBI: Delivering Actionable Intelligence to the Point of Decision“, Oktober 2010, www.aberdeen.com.
  • [Abe10b] Aberdeen Group: Report „MobileBI: Actionable Intelligence for the Agile Enterprise“, Dezember 2010, www.aberdeen.com.

Autoren: Andreas Wiener, Kai-Uwe Stahl